Какие обязанности у кадровика? Отдел кадров на предприятии: функции, обязанности, структура Функциональные обязанности кадровика

Последние изменения: Январь 2020

Кадровый документооборот и роль соответствующих специалистов стремительно поднимаются в цене благодаря частым изменениям трудового законодательства и росту штрафных санкций за несоблюдение. Организация структуры кадровых служб с грамотными решениями обеспечивает соблюдение интересов работодателя и наёмного персонала, снижает риск финансовых санкций при проверках, служит «буфером» при возникновении судебных процессов. Должностная инструкция кадровика включает требования для обеспечения стабильной работы юридического и физического лица, систематическое изучение законодательства и своевременное введение в действие обновлённых нормативных актов.

Роль кадровой службы

До 01.01.2015 года финансовые санкции за несоблюдение норм трудового законодательства были чисто символическими, что отражалось на должностных обязанностях кадровика. Руководство опасалось восстановления «обиженного» работника по решению суда и связанных компенсационных выплат за вынужденный прогул и причинённый моральный ущерб, а не штрафов трудовой инспекции.

С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:

• отсутствие заключённого трудового договора, чем занимается кадровик;
• оформления договорных обязательств с нарушением действующих законодательных норм;
• заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью сокрытия платежей в бюджет и социальные фонды.

Функции специалиста по кадрам с введением штрафных санкций и внедрений в учёте кадровых нововведений требуют систематизации знаний и постоянного повышения уровня квалификации. Срок хранения документов по личному составу увеличился с 50 до 75 лет с 13.03.2016 года.

Законодательные изменения

Начиная с 2018 года, краткий перечень кадровых нововведений, находящихся в компетенции кадровика, представлен в таблице:

Невыполнение любого их требований, представленных в вышеуказанной таблице, чревато наложением штрафных санкций на кадровых работников в размере от 10000 до 20000 рублей, а на юридическое лицо – от 50000 до 100000 рублей.

Обязанности специалиста по кадрам

При исполнении функционала кадровика в единственном числе работник обязан составлять не только рутинные документы, а совмещать изучение нормативной литературы, организацию документооборота и реализацию нововведений на практике.

Должностные обязанности кадрового работника на предприятии включают:

• разработку и внедрение положения о кадровой политике;
• участие в создании коллективного договора;
• составление графика учёта и использования рабочего времени;
• формирование приказов о приёме и увольнении сотрудников с внесением записей в трудовую книжку;
• составление отпускного графика и контроль использования отпускного периода;
• заполнение бланков листков по временной нетрудоспособности в части страхового стажа, контроль которого входит в обязанности отдела;
• анализ и расчёт коэффициента текучести персонала и предложение мер по снижению показателя;
• своевременную архивацию документов, находящихся в компетенции кадровика;
• соблюдение тайны, известной в силу исполнения должностных обязанностей кадрового работника.

К дополнительным требованиям следует отнести обязательность, внимательность и своевременность выполнения работы. Трудовая функция специалиста по кадрам – своеобразное начало и завершение отношений, как для предприятия в целом, так и для каждого работника в конкретике. Кадровая документация – второй шаг после регистрации предприятия при открытии и завершающий – при ликвидации. Создание приказов о приёме и увольнении с отражением в трудовой книжке – «альфа» и «омега» для работника также входит в обязанности кадрового отдела.

Ошибки в работе кадров приводят к искажению информации службами, следующими за кадрами, подобно нитке за иголкой. Например, неправильное заполнение табелей использования рабочего времени приводит к искажению в начислении заработной платы, несвоевременности выдачи отпускных, обеспечивая недовольство сотрудников и штрафные санкции проверяющих.

Грамотное ведение документооборота приобретает всё большую значимость, а должностная инструкция специалиста отдела кадров обрастает новыми требованиями, касающимися обеспечения учёта в электронном виде, изучения нормативной литературы и способности теоретически и практически следовать «в ногу со временем».

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

Специалист по кадрам относится к категории технических исполнителей.

На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее средне-специальное или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Назначение на должность специалиста по кадрам и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению директора по персоналу.

Специалист по кадрам должен знать:

• организацию делопроизводства на предприятии;
• организационную структуру предприятия;
• основы организации труда;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда;
• законодательные и нормативные правовые акты;
• методические материалы по управлению персоналом;
• трудовое законодательство;
• порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
• источники обеспечения предприятия кадрами;
• методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
• положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний;
• порядок избрания (назначения) на должность;
• порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
• порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;
• порядок составления отчетности по кадрам; основы психологии и социологии труда;
• основы экономики, организации труда и управления; трудовое законодательство;
• средства вычислительной техники, программу 1 С.
• правила и нормы охраны труда;
• основные положения действующей на предприятии Системы менеджмента качества.

Специалист по кадрам подчиняется непосредственно директору по персоналу.

На время отсутствия Специалиста по кадрам (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет менеджер по персоналу или лицо, назначенное приказом генерального директора.

Должностные обязанности

Специалист по кадрам:

• Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников.
• Доводит информацию по кадровым вопросам и кадровым решениям до персонала предприятия.
• Оформляет все документы, совместно с руководителями структурных подразделений, связанные с вопросами найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников.
• Производит своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия (в том числе в электронной программе 1С).
• Ведет все необходимые кадровые журналы и реестры по кадровым документам.
• Составляет и оформляет трудовые договоры и соглашения к ним, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию.
• Осуществляет работу с персоналом (консультирование работников по вопросам трудового законодательства, выдача справок, копий трудовых книжек и т.д.).
• Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям.
• Составляет установленную отчетность.
• Ведет учет личного состава, его подразделений, вносит соответствующую информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением (в том числе в электронной программе 1С).
• Производит необходимые заявки с административным составом для обеспечения персонала спецодеждой и электронной картой доступа и учета рабочего времени.
• Участие в создании кадровых документов: инструкций, положений и соглашений.
• Ведение архива кадрового документооборота.
• Выполняет отдельные задания и поручения своего непосредственного руководителя.

Права

Специалист по кадрам имеет право:

• Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся его деятельности.
• Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
• В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
• Запрашивать лично или по поручению руководства от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
• Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.

Ответственность

Специалист по кадрам несет ответственность:

• За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
• За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
• За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии c:

• Трудовым Кодексом РФ, с учетом изменений и дополнений.
• Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21.08.98 г. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих».
• Уставом предприятия.
• Стандартами менеджмента качества предприятия.

I . Общие положения

1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.

2. На должность инспектора по кадрам принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

3. Инспектор по кадрампринимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Инспектор по кадрам должен знать:

- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

- трудовое законодательство;

- структуру и штаты предприятия;

- порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;

- порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

- порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

- порядок ведения банка данных о персонале предприятия;

- основы делопроизводства;

- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности инспектор по кадрамруководствуется:

- законодательством РФ,

- Уставом организации,

- приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

- настоящей должностной инструкцией,

- Правилами внутреннего трудового распорядка организации,

- __________________________________________________.

6. Инспектор по кадрамподчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.

7. На время отсутствия инспектора по кадрам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

8. __________________________________________________________.

II . Должностные обязанности.

Инспектор по кадрам:

1. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
2. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.
3. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
4. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.
5. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
6. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.
7. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.
8. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
9. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.
10. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.
11. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
12. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
13. Составляет установленную отчетность.

14. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

15. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

16. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте,

17. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

1. __________________________________________________________________________.

III. Права.

Инспектор по кадрам имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

- по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,

- о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

- о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

1. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

IV . Ответственность.

Инспектор по кадрам несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнениеили неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством российской Федерации. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. _____________________________________________________________.

Должностная инструкция разработана в

соответствии с____________________________

(наименование, номер и дата документа)

_________________________________________

(должность)

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

__________________________________

(подпись)(фамилия, инициалы)

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции инспектора по кадрам, образец 2019/2020 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий средним профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или начальным профессиональным образованием, специальной подготовкой по установленной программе и стажем работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года. Не забывайте, каждая инструкция инспектора по кадрам выдается на руки под расписку.

На представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать инспектор по кадрам. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.

2. На должность инспектора по кадрам принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

3. Инспектор по кадрам принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Инспектор по кадрам должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

— трудовое законодательство;

— структуру и штаты предприятия;

— порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;

— порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

— порядок ведения банка данных о персонале предприятия;

— основы делопроизводства;

— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности инспектор по кадрам руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Инспектор по кадрам подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.

7. На время отсутствия инспектора по кадрам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности инспектора по кадрам

Инспектор по кадрам:

1. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

2. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.

3. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

4. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.

5. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

6. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

7. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.

8. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

9. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.

10. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

11. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

12. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

13. Составляет установленную отчетность.

14. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

15. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

16. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте,

17. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права инспектора по кадрам

Инспектор по кадрам имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,

— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность инспектора по кадрам

Инспектор по кадрам несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция инспектора по кадрам - образец 2019/2020 года. Должностные обязанности инспектора по кадрам, права инспектора по кадрам, ответственность инспектора по кадрам.